如何不当“纸糊涂”
时间:2015-05-06 13:51 来源:科印网 作者:陈俊江 点击:
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作为印刷企业的一项基本管理内容，纸张库存管理在国内印刷业的现状不容乐观。通过对大量印刷企业的调研，我们发现当问及企业能否拿出账物准确相符的纸张库存明细账时，通常会有以下3种回答方式。
| 作为印刷企业的一项基本管理内容，纸张库存管理在国内印刷业的现状不容乐观。通过对大量印刷企业的调研，我们发现当问及企业能否拿出账物准确相符的纸张库存明细账时，通常会有以下3种回答方式。 （1）我们没有问题，账物肯定相符。 （2）我们没有问题，年年都有很大一块盘赢。 （3）我们有很多次想把纸库盘清楚，但每次都不了了之，很多年一直没盘清楚。 第一种回答方式的企业实际情况分为两种，有的确实是真的，但一定是极少数，而更多的企业并没有说出自己的实际情况，是一种要面子的回答。因为当我们真正在企业开始实施ERP管理，准备纸张库存数据的时候，企业根本拿不出准确的库存数量，甚至重新盘点后发现有很大的窟窿。 第二种回答方式是企业的管理明明有问题，而自己却没有意识到。因为经常发生的大量盘赢仍然意味着账物不符。 只有按第三种方式回答的企业描述了自己的管理困惑，有的时候明明库里有却还出去采购，而明明没有的却以为有，等要开始印刷生产时才发现。华东地区一家知名印刷企业的总经理曾说过：“目前国内印刷企业都是‘纸糊涂’。”这句话基本上反映出当前国内印刷企业纸张库存管理的现状。 形成“纸糊涂”的原因 通过分析发现，形成这种状况的原因主要有以下几个方面。 1.纸张库存变动频繁 只要企业的生产活动在进行，印刷企业的纸张库存就一直处在一个变化的状态，这是印刷企业纸张库存管理复杂的客观原因之一。 2.纸张库存构成复杂 纸张管理包括批次的分类管理，而且很多印刷企业使用纸张的品种、数量比较多，使库存构成的复杂度增高，管理的复杂性增强。 3.客户代管纸增加了管理复杂性 部分印刷企业的上游客户自己采购纸张并委托印刷厂代为进行库存管理，每一个客户的纸张都需要单独管理。企业有时为了应急，也会借用这些纸张；有时客户在厂里存纸不够，印刷厂可能也要先为客户垫纸。 从客户的角度，客户并不管印刷厂实际生产用了多少纸，而是根据合同规定的用纸数量记账。实际用纸量与合同数量不符的情况一定是经常发生的，频繁的差异和专纸专用的不可能也导致管理的复杂程度增加。 4.库存记账方式存在问题 在很多印刷企业的财务和纸张管理人员的概念里，库存管理要做到所谓的“账账相符、账物相符”。即会计的账与仓库保管员的账要相符，仓库保管员的账与实物要相符。于是为了做到账账相符，会计会要求仓库保管员与自己同步记账。例如虽然有的纸张已经入库，甚至已经出库投入生产，由于发票没来不能确定单价，会计不入账，同时也要求仓库保管员先不要入账，于是账物不符就产生了。 5.缺乏完整细致的出入库流程管理 一次采购的纸张可能分批到货，一份工单用纸可能多次发料给机台。但会计对这两种情况都会按一单记账，这样一来，从实时的角度看，账物不符的情况又产生了。 6.盘点方式存在局限 目前印刷企业对纸库的盘点普遍采用按品种一次盘清的方式。这种方式要求一次必须盘清楚所有品种，因此需要较长的时间。而纸张库存是频繁变动的，除非它能够静止足够长的时间，否则还未盘清就又变了，于是永远也盘不清楚。 解决方法 对于不能准确把握纸张库存的原因，不同的企业可能有所不同。在以上6个方面的原因当中，前3个方面是客观原因，而后3个方面是管理问题。由于纸张管理的复杂性，很多企业都想到了用计算机来管理纸张库存。但很多企业使用了软件依然解决不了问题，其原因在于软件如果仍然按照企业现有管理模式设计，后3个方面的原因依然存在，库存依然搞不清楚。 要想解决后3个问题必须改变僵化的“账账相符、账物相符”的管理模式。我们要看到的实际情况是，仓库保管员的账与物必须实时相符，但仓库保管员的账与会计的账不可能动态地严格相符，二者之间由于记账时间的不同一定存在差异。因此所谓的账账相符应该是仓库保管员的实物账加上差异后与会计的账面相符。 有了记账方式，再建立起完整细致的出入库流程，如预估入库、分批入库、分批出库等流程，就可以解决4、5两方面原因导致的账物不符的问题。即只要库存发生变动，仓库保管员就必须记账，而会计可以按照票据到月底统一做账。实时反映库存动态数量的是仓库保管员的实物账，而会计账只是为财务做账提供数据。 到现在已经解决了大部分问题，最后也是最关键的是缺乏一个检验的标准。如何检验仓库保管员的工作是否做到位？如何知道是否真的做到了账物相符？关键是需要一种可以分批、快速的盘点方式。 这种盘点方式就是按库位盘点，而不是按纸张品种盘点。 按纸张品种盘点的问题在于：如果现在盘出的数量少于账面上的数量，那么其余的到底是没有了还是在仓库的其他位置呢？只有把整个库房盘清楚才会知道。而把整个库房盘清楚可能需要较长的时间，在这段时间里，库存可能又发生了变化，于是库存就成了一个无法解开的谜团。 而按照库位盘点效果则完全不同。首先它是快速明确的，每一个库位上的纸张品种数量是确定的，对就是对，错就是错，清点完毕立即有结论。其次它可以分批完成，也可以方便实现抽查盘点。 至此，我们终于找到了解决全部问题的方法。 采用数字化管理，即用计算机管理，以解决复杂性问题。 软件必须采用包含差异的账账相符的记账管理模式，弥补目前企业记账方式的缺陷。 软件必须建立完整细致的出入库流程，以确保完整实时记录库存变化。 |
